Paniek. Het is vaak de stand waar je automatisch in schiet als dingen groot en onoverzichtelijk lijken. Professional organizer Monique laat aan de hand van een geval uit haar praktijk zien hoe paniek je helemaal kan lamleggen en je door de bomen het bos niet meer ziet, maar belangrijker: wat je eraan kunt doen.
Ze is in paniek. Het is maar goed dat we vandaag onze eerste afspraak hebben, want ze heeft geen idee waar ze moet beginnen. Volgende week moet de advocaat allerlei stukken hebben en Noortje heeft geen idee waar ze die kan vinden. Ze weet niet eens wat het allemaal is. Noortje en haar partner zijn al twee jaar uit elkaar maar de scheiding is nog niet definitief, omdat Noortje het niet voor elkaar krijgt de benodigde stukken aan te leveren. Zodra ze mail krijgt van de advocaat raakt ze in paniek, klapt ze dicht, belooft van alles en doet uiteindelijk niets. Ze wil wel, maar het lukt haar simpelweg niet. Het is te veel, het is abracadabra en ze weet niet waar ze het zoeken moet. Noortje verliest het overzicht door haar paniek.
We maken een checklist: wat is er nodig?
Ik stel haar gerust. We gaan dit stap voor stap doen. Eerst bekijken we wat er allemaal nodig is. We maken een checklist van alle gevraagde documenten en bekijken wat we zo al kunnen vinden. Noortje tovert best een aantal documenten tevoorschijn, maar de grote vraag is of het de documenten zijn waar de advocaat om vraagt. De benamingen van de documenten komen niet altijd overeen en er zijn meerdere versies, waarvan onduidelijk is welke de laatste (definitieve) versie is. De administratie is al jaren niet op orde en dat maakt deze klus er niet makkelijker op.
Het hoeft niet in één keer goed
Noortje wil alles in één keer goed doen, maar dat leidde er alleen maar toe dat ze niets deed. Want in één keer goed lijkt in dit geval onmogelijk. Ik nodig haar uit om het wat makkelijker te maken voor zichzelf. Uit de paniek stand. We leveren aan wat we nu hebben kunnen vinden, dan hebben we in elk geval al – heel mooi op tijd – relevante stukken aangeleverd. Dan vragen we de advocaat om duidelijk aan te geven wat hij daarnaast nog nodig heeft. Niet alleen documentnamen, maar ook een beschrijving van het soort document, zodat we iets meer houvast hebben.
LEES OOK: ALS PERFECTIONISME JE LAM LEGT, MOET JE DIT ECHT LEZEN!
Een ander wil vaak wel helpen
Een week later ben ik weer bij Noortje. De advocaat heeft enthousiast gereageerd op de stukken. Van de elf stukken blijkt Noortje al zeven stukken correct te hebben aangeleverd. De advocaat is heel blij met deze actie en wil Noortje graag helpen de andere stukken aan te leveren. Hij geeft een duidelijke beschrijving van de stukken die hij nog nodig heeft. Van twee documenten weet Noortje nu direct wat hij bedoelt en na een korte zoektocht in haar mailbox heeft ze er al één gevonden. In een administratiemap die enigszins op orde is, vindt ze het andere document en komt ze ook andere documenten tegen die mogelijk relevant zijn. Ze scant de documenten direct in en verstuurt ze naar de advocaat.
Paniek biedt geen oplossing
De advocaat heeft nog één document nodig dat Noortje echt nergens kan vinden. Het moet ergens zijn, en Noortje heeft de neiging haar hele huis op zijn kop te zetten, op zoek naar de betreffende papieren. Opnieuw gaat ze in de paniek stand. Ze moeten toch érgens zijn… Maar paniek biedt geen oplossing. Ik laat haar even een pas op de plaats maken en vraag of er ook een andere manier is om aan het document te komen. Natuurlijk. Noortje realiseert zich dat ze het gewoon kan opvragen bij de hypotheekverstrekker. Ze belt de hypotheekverstrekker en legt aan de hand van de duidelijke beschrijving van de advocaat uit wat ze nodig heeft. Binnen een dag heeft ze het betreffende document in haar mailbox en stuurt ze het door naar de advocaat.
Bekijk het stap voor stap, zo maak je het kleiner
Zo’n klus als die van Noortje lijkt in eerste instantie onuitvoerbaar; zo veel documenten, geen idee wat wat is en geen idee waar ze moet beginnen met zoeken. Maar ze voelt zich vooral lamgeslagen omdat dit gedoe alle energie uit haar lijkt te trekken, ze krijgt het al benauwd als ze er aan denkt dat ze hier iets mee moet. Bovendien is er het schuldgevoel, want ze weet ook wel dat ze na twee jaar uitstellen echt iets moet gebeuren. En uiteindelijk blijkt het echt wel mee te vallen. Door de emoties te erkennen, maar zich er niet door te laten (af)leiden), stap voor stap te bekijken wat er nodig is, stukje bij beetje uit te zoeken, gewoon maar iets te doen en te toetsen of je het juist gedaan hebt, en hulp te vragen. Noortje is echt verrast door de snelheid waarmee deze klus geklaard is en ziet nu zelfs de volgende klus best zitten: het op orde brengen van de administratie. En hoewel dat bij haar een pittig klusje is vanwege de enorme achterstand, is ook dat stap voor stap gelukt.
Monique Lutz is professional organizer en eigenaar van Meerruimte.nu, waarmee ze mensen helpt meer grip op hun leven te krijgen.
VERDER LEZEN: LIJKT HET BUREAUBLAD OP JOUW COMPUTER OOK ‘ONTPLOFT’? HERE’S HELP!
Zo help je iemand die het moeilijk heeft 
8 x manieren om een ander te helpen 