Je hebt een to-do list, maar aan het einde van de dag kom je toch tijd tekort. Door al die mailtjes, vragen van je kinderen, vragen van collega’s is er weer eens een dag voorbij waarbij niet al je taken afgevinkt konden worden. En dan heb je het nog niet eens gehad over die lange termijn takenlijst waar je maar niet aan toe komt… Hoe schep je orde in de chaos, oftewel, hoe stel je prioriteiten?
We hebben allemaal wel eens moeite om een deadline te halen. Of je nu thuis werkt en afgeleid wordt door het leven in huis, of afgeleid wordt op kantoor. ‘Je moet je focussen’ hoor je mensen zeggen. Maar zelf als je gefocust werkt kan je merken dat sommige taken je (te)veel tijd kosten, waardoor je niet aan een misschien nog wel belangrijkere taak toekomt. Hoe stel je prioriteiten tussen de belangrijke en minder belangrijke taken? Lees hier hoe de Eisenhower matrix je hierbij kan helpen.
De Eisenhower Matrix
Het Eisenhower schema wordt veel gebruikt als timemanagement model. Dwight D. Eisenhower was president van de Verenigde Staten en opperbevelhebber tijdens de Tweede Wereldoorlog en later van de NAVO. Hier moest hij veel beslissingen nemen en ook moeilijke beslissingen. Alles leek wel belangrijk. Hij begon onderscheid te maken tussen ‘urgent’ en ‘belangrijk’. Alles wat niet vandaag hoeft te gebeuren, was volgens Eisenhower niet meer urgent. Daarnaast vond hij dat alle taken die hij niet zelf uit hoefde te voeren, maar ook wel kon delegeren, niet belangrijk waren. Een bekende uitspraak van Eisenhower was ‘urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent’. Op deze manier hielp hij zichzelf om prioriteiten te stellen en belangrijke beslissingen efficiënt te maken. De Eisenhower matrix bestaat uit vier kwadranten, waarbij je de volgende vragen stelt: Hoe belangrijk is de taak? En hoe urgent is de taak? Dit helpt je om onderscheid te maken tussen taken die direct uitgevoerd moeten worden, of ook later of zelf helemaal niet uitgevoerd moeten worden. Je kunt je taken vervolgens indelen in een van de vier vakjes.
Belangrijk + Urgent
DOEN
Dit is belangrijk en moet snel gebeuren
Niet belangrijk + Urgent
DELEGEREN
Kan iemand anders deze taak net zo goed uitvoeren?
Belangrijk + Niet urgent
PLANNEN
Deze taak komt op de planning
Niet belangrijk + Niet urgent
ELIMINEREN
Met deze taak kun je beter stoppen
Doen
Hier komen de taken staan die belangrijk en urgent zijn. Het zijn taken die door jouzelf moeten worden uitgevoerd, omdat jij verantwoordelijk bent. Dit zijn taken die je niet kunt uitstellen. Ook zijn ze urgent, wat betekent dat er een korte deadline op zit. Het heeft consequenties als je deze taak niet snel uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je een belangrijke afspraak moet afbellen, een conflict moet oplossen of een brandend huis moet ontruimen.
Plannen
Deze taken zijn belangrijk, maar niet urgent. Het zijn taken die jij nog moet uitvoeren, maar die je ook wel even kunt uitstellen. Als je teveel tijd aan deze taken besteedt op korte termijn, zul je merken dat je niet alle taken die wel urgent zijn (de taken bij het kwadrant ‘doen’) op tijd af krijgt. Omdat deze taken wel belangrijk zijn, komen ze op jouw planning te staan. Zorg hierbij dat je wel voldoende tijd inplant voor de taak. Een voorbeeld van een taak kan zijn dat je een presentatie moet voorbereiden.
Delegeren
Deze taken zijn niet belangrijk, maar wel urgent. Je komt op korte termijn in de problemen als de taak niet is uitgevoerd. Kleine taakjes kun je zelf snel uitvoeren, maar grotere taken kun je net zo goed delegeren. De uitkomst van de taak hangt er niet van af of jij de taak uitvoert, of iemand anders. Is er iemand anders die qua tijd niet zo krap zit en deze taak kan overnemen? Probeer uit te leggen dat je te weinig tijd hebt voor deze taak en vraag of iemand anders deze kan overnemen.
Elimineren
Dit zijn taken die jou gemakkelijk tijd kunnen besparen. Het zijn dingen die je doet, die eigenlijk helemaal niet iemands verantwoordelijkheid zijn en ook niet zoveel opleveren. Bijvoorbeeld (in veel gevallen) het overmatig gebruik van social media, mailen in de cc, of taken die je gebruikt als ‘excuusklusje’ omdat andere taken moeilijk of saai zijn en je deze liever wat uitstelt. Deze taken zijn tijdverspilling en brengen je niet dichter bij je doel.
Hoe gebruik je de Eisenhower Matrix?
We zijn geneigd om voornamelijk te werken aan taken die urgent zijn. Ze laten snel resultaat zien, omdat ze snel zijn afgerond. Iets wat je net hebt afgerond voelt soms beter dan een kleine taak die je hebt uitgevoerd die onderdeel is van een lange termijn project. Toch leveren de urgente taken op lange termijn je niet altijd evenveel op. Je kunt de Eisenhower Matrix uitprinten en boven je werkplek hangen. Vervolgens kun je je doelen opschrijven en ernaast hangen en die in gedachten in het juiste vakje plaatsen. Dit zal je helpen om prioriteiten te stellen en met meer energie je belangrijkste taken uit te voeren.
LEES OOK: DEZE 5 BELANGRIJKE LEVENSLESSEN VAN 3 GROTE VLAAMSE DENKERS MOET JE LEZEN…
Roos Vader is opgeleid in de Positieve Psychologie en Arbeids- en Organisatiepsychologie en kreeg eerder zelf een burn out. Ze doet onderzoek voor de Erasmus Universiteit naar het gebruik van sterke kanten, werkbevlogenheid en prestatie op de werkvloer.
Verrassende vragen om jezelf vóór nieuwjaar te stellen 
Over problemen loslaten: wat je van bomen in de herfst kunt leren 